Le 48 ore dopo un sinistro catastrofale: cosa fare, in ordine

Questo approfondimento fa parte della guida Polizza catastrofale obbligatoria: la guida completa per le imprese.

Una polizza si giudica un giorno solo: quello del sinistro. Ed è il giorno in cui nessuno ha voglia di leggere condizioni contrattuali, perché c'è mezzo metro d'acqua in officina e tredici persone che chiedono cosa succede adesso.

Gli errori che riducono l'indennizzo si commettono quasi tutti nelle prime quarantotto ore, e sono quasi tutti evitabili sapendo prima cosa fare. Questa è la sequenza.

Prima di tutto, le persone

Nessuna parte di questo articolo viene prima della sicurezza. Un capannone dopo un sisma o un'alluvione può avere strutture compromesse, impianti elettrici sotto tensione in acqua, sostanze disperse.

Non si rientra finché non lo dicono i vigili del fuoco o un tecnico abilitato. Nessun macchinario vale un infortunio, e un infortunio dentro un'area non messa in sicurezza è anche una responsabilità del datore di lavoro che si somma a tutto il resto.

Le prime ore

1. Limita il danno, e documenta mentre lo fai

L'articolo 1914 del Codice civile mette a carico dell'assicurato l'obbligo di fare quanto è possibile per evitare o diminuire il danno. Non è una gentilezza verso la compagnia: è un dovere contrattuale, e non rispettarlo può ridurre l'indennizzo.

La buona notizia è che le spese di salvataggio sono a carico dell'assicuratore, anche quando superano quello che si è riusciti a salvare. Pompe, ditte di aggottamento, teli, trasporti d'emergenza, deumidificatori: si fanno, e si conservano le fatture.

La cattiva notizia è che vanno dimostrate. Un pagamento in contanti senza documento è una spesa che non esiste.

2. Fotografa prima di toccare qualsiasi cosa

È il consiglio più banale e il più disatteso, perché l'istinto è cominciare a pulire.

Serve tutto: panoramiche di ogni locale, dettagli dei singoli beni danneggiati, il livello raggiunto dall'acqua sui muri, i numeri di matricola dei macchinari, le lesioni sulle strutture. Con data e ora — qualunque telefono le registra — e possibilmente anche qualche video continuo, che è più difficile da contestare di una sequenza di scatti.

Il perito arriverà giorni dopo, quando il capannone sarà già stato in parte sgomberato. Quello che non hai fotografato, per lui non è mai esistito.

3. Non buttare via niente

Il macchinario distrutto, le scaffalature contorte, il materiale rovinato: vanno tenuti finché il perito non li ha visti. Conservarli è scomodo e rallenta la ripartenza, e proprio per questo ogni anno qualcuno rottama la prova del proprio danno.

Se per ragioni di sicurezza o igiene qualcosa va rimosso subito — merce alimentare, materiali contaminati — si fotografa, si pesa, si fa redigere un documento di smaltimento e si comunica alla compagnia prima di procedere, per iscritto.

4. Salva i dati

Server, NAS, registratori di cassa, PC dell'amministrazione. Se sono sott'acqua non vanno accesi: si portano a un laboratorio di recupero dati.

Quei dati servono anche per l'indennizzo, perché la contabilità è la prova del valore di quello che hai perso. Un'azienda senza backup esterno, dopo un'alluvione, ha perso due volte.

La denuncia di sinistro

I termini

L'articolo 1913 del Codice civile prevede la denuncia entro tre giorni da quello in cui il sinistro si è verificato o l'assicurato ne ha avuto conoscenza. Le condizioni di polizza possono prevedere termini diversi, di solito più ampi.

Il termine esatto sta nel tuo contratto, ed è una delle due o tre cose da sapere prima. Cercarlo mentre si svuota l'acqua è il modo peggiore di scoprirlo.

Cosa scrivere

La denuncia iniziale non deve quantificare il danno. Deve dire, in modo verificabile:

• numero di polizza e dati dell'assicurato;
• data, ora e luogo dell'evento;
• che cosa è successo, descritto in modo neutro;
• quali beni risultano coinvolti, anche solo per categorie;
• i provvedimenti già presi per limitare il danno;
• un recapito diretto per il perito.

Cosa non scrivere

Due cose, e valgono entrambe molto.

Non azzardare una cifra del danno nelle prime ore. Quella cifra resterà agli atti, e se sarà più bassa del danno reale — succede quasi sempre, perché i danni da acqua e da sisma si rivelano nelle settimane successive — te la ritroverai davanti.

Non fare ammissioni sulle cause. "Forse la pompa non funzionava", "probabilmente la manutenzione era indietro": frasi buttate lì per onestà che possono diventare eccezioni di polizza. Descrivi i fatti, non le ipotesi.

A chi si manda

Alla compagnia, nelle forme previste dal contratto, e al proprio intermediario. Per iscritto, con una traccia verificabile — PEC, raccomandata, o il canale digitale della compagnia che rilascia una ricevuta. Una telefonata non è una denuncia.

I documenti da mettere insieme

Mentre si aspetta il perito, si prepara la pratica. Serviranno:

• la polizza e la quietanza di pagamento del premio;
• le fatture d'acquisto dei beni danneggiati, o il libro cespiti;
• il libro cespiti ammortizzabili con le date di entrata in funzione;
• le foto e i video del primo giorno;
• le fatture delle spese di salvataggio;
• eventuali rapporti dei vigili del fuoco, ordinanze comunali di inagibilità, dichiarazioni di stato di emergenza;
• per le merci, l'inventario e i documenti di carico e scarico.

Il fascicolo si costruisce una volta e serve per tutto: perizia, eventuale contenzioso, e anche per le domande di contributo pubblico, che chiederanno gli stessi documenti.

La perizia

Chi è il perito

Un professionista incaricato dalla compagnia e pagato da lei. Non è un avversario e nella grande maggioranza dei casi lavora correttamente, ma il suo mandato è quantificare il danno secondo le condizioni di polizza — non secondo quello che ti serve per ripartire.

Il perito di parte

Hai il diritto di farti assistere da un perito tuo, a tue spese. Su un danno rilevante è quasi sempre un investimento che rientra: conosce le stesse regole, legge le stesse clausole e le interpreta dalla tua parte.

Se le due perizie non convergono, la maggior parte dei contratti prevede la nomina di un terzo perito o di un collegio peritale, la cui decisione vincola entrambi. È una procedura contrattuale: non è una causa, non richiede un avvocato e ha tempi molto più brevi.

Cosa portare all'incontro

Il fascicolo completo, e una persona che conosca davvero l'azienda — non solo l'amministrativo, ma chi sa come funziona la produzione e cosa vuol dire che quella macchina è ferma. Le perizie migliori si costruiscono camminando insieme dentro il capannone.

L'anticipo sull'indennizzo

Fra il sinistro e la liquidazione definitiva possono passare mesi. Molte polizze prevedono la possibilità di un acconto sulla parte di danno già accertata e non contestata, tipicamente dopo la prima perizia.

Non è automatico: si chiede. È il denaro che serve per far ripartire il cantiere mentre si discute il resto, ed è una delle cose da verificare in polizza prima di averne bisogno.

La quietanza

Cosa stai firmando

È il documento con cui accetti l'indennizzo e chiudi il sinistro. Dopo, tornare indietro è molto difficile: se a tre mesi emerge una lesione strutturale che nessuno aveva visto, quella firma pesa.

Firmare con riserva

Se hai un dubbio — un danno che potrebbe non essersi ancora manifestato, una voce esclusa su cui non concordi — la quietanza si può firmare con riserva, indicando per iscritto e in modo specifico su cosa.

È una facoltà che esiste e che quasi nessuno usa, perché quasi nessuno sa di averla. Incassi quello che è pacifico e tieni aperta la discussione sul resto.

Se non sei d'accordo

Il reclamo alla compagnia

Primo passaggio obbligato: reclamo scritto all'ufficio reclami della compagnia, che deve rispondere entro quarantacinque giorni. Va fatto anche se sei convinto che non servirà, perché è il presupposto per i passaggi successivi.

IVASS

Se la risposta non arriva o non soddisfa, ci si rivolge all'IVASS, che vigila sul comportamento delle imprese di assicurazione. Non liquida il danno al posto della compagnia, ma interviene sui comportamenti scorretti e la sua segnalazione pesa.

Mediazione

Per le controversie in materia di contratti assicurativi la mediazione è condizione di procedibilità: prima di andare davanti a un giudice bisogna passare da un organismo di mediazione. È una tappa obbligata e spesso risolutiva, con tempi e costi molto inferiori a una causa.

Esiste inoltre, previsto dalla normativa di settore, un sistema di risoluzione stragiudiziale dedicato alle controversie assicurative: sul suo stato di operatività conviene informarsi al momento, perché è materia che si è evoluta lentamente.

I cinque errori che costano di più

1. Pulire prima di fotografare. È l'istinto giusto per l'azienda e quello sbagliato per la pratica.
2. Dire una cifra troppo presto. Resta agli atti e si ritorce contro.
3. Buttare i beni danneggiati. Senza il bene, il danno si dimostra molto peggio.
4. Firmare la quietanza senza riserva quando qualcosa ancora non torna.
5. Gestire tutto a voce. Denunce, autorizzazioni a smaltire, richieste di acconto: se non è scritto, non è successo.

Cosa preparare oggi, che il giorno dopo non si fa

Tutto quello che sta sopra è più facile se mezz'ora di lavoro è già stata fatta prima. Queste sei cose si preparano una volta e restano valide per anni.

1. La cartella del sinistro

Una cartella — fisica e in cloud, fuori dall'azienda — con dentro: copia della polizza e delle condizioni contrattuali, quietanza del premio, numero verde e PEC dell'ufficio sinistri, recapito diretto dell'intermediario. Nel giorno in cui serve, nessuno deve cercarla.

2. Il termine di denuncia, scritto in grande

Va letto adesso nelle tue condizioni e annotato sulla copertina della cartella. Tre giorni, cinque, dieci: cambia da contratto a contratto, e non è un dato da ricostruire mentre si svuota l'acqua.

3. Le fotografie di come stanno le cose prima

Un giro del capannone con il telefono, una volta l'anno: locali, macchinari con le targhette di matricola leggibili, scaffalature, impianti. È la prova dello stato dei beni prima dell'evento, e vale moltissimo quando si discute vetustà e valore.

Si fa in venti minuti e si archivia con la data.

4. Il libro cespiti aggiornato, fuori sede

Con date di acquisto, valori e matricole. Se sta solo sul server dell'amministrazione e il server è sott'acqua, la prova del valore dei tuoi beni è andata insieme ai beni.

5. Un backup che non stia nello stesso edificio

Contabilità, ordini, anagrafiche clienti, progetti. Non è solo una questione assicurativa: è la differenza fra un'azienda che riparte e una che deve ricostruire dieci anni di storia a memoria.

6. I numeri di telefono che serviranno

Un elettricista, un idraulico, una ditta di aggottamento e sgombero, un perito di parte. Nelle ore dopo un evento diffuso sono tutti occupati, e chi chiama per primo viene servito per primo.

Aggiungere il numero di un perito di fiducia a quella lista è la cosa che, a parità di polizza, fa la differenza più grande sull'esito della pratica.

La regola che riassume tutto

Nelle prime ore l'istinto dice di pulire e ripartire; la pratica assicurativa chiede di fermarsi, fotografare e scrivere. Sono due esigenze legittime che vanno in direzioni opposte, e il modo di tenerle insieme è uno solo: documentare mentre si agisce, non prima e non dopo.

Chi lo fa recupera quello che gli spetta. Chi rimanda si ritrova a discutere, mesi dopo, un danno che non riesce più a dimostrare.

Domande frequenti

Quanto tempo ho per denunciare?

L'articolo 1913 del Codice civile dice tre giorni, ma le condizioni di polizza possono prevedere termini più ampi. Guarda il tuo contratto adesso, non dopo.

Posso cominciare a riparare prima della perizia?

Le riparazioni urgenti per la sicurezza e per limitare il danno si fanno, documentandole. Le riparazioni definitive si aspettano, o si concordano per iscritto con la compagnia. Rifare il pavimento prima che il perito lo veda è un problema serio.

Il perito di parte quanto costa?

Dipende dall'entità del danno e dalla complessità. Su danni piccoli non conviene; su danni importanti l'onorario è una frazione della differenza che di solito produce.

Se la compagnia rifiuta l'indennizzo, quanto tempo ho per agire?

I diritti derivanti dal contratto di assicurazione si prescrivono in due anni dal giorno in cui si è verificato il fatto su cui il diritto si fonda. È un termine breve: se la trattativa si allunga, la prescrizione va interrotta formalmente.

Posso chiedere anche i contributi pubblici?

Sì, se sei in regola con l'obbligo assicurativo — è proprio il punto della norma. I due canali non si escludono, ma gli aiuti pubblici tengono normalmente conto di quanto già indennizzato. Il fascicolo documentale è lo stesso.